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Plataforma Certificados de Excelencia - Uniandes
Por Leandro Moreno
Seminarios Virtuales de Excelencia
Los Seminarios Virtuales de Excelencia son cursos de educación continua ofrecidos por la Facultad de Ingeniería de la Universidad de los Andes. Estos seminarios están dirigidos a un público regional e internacional, y su objetivo es proporcionar herramientas avanzadas de formación académica en distintas áreas de ingeniería.
Reto
El principal reto identificado era la necesidad de mejorar el proceso de generación y verificación de certificados digitales para los asistentes a los seminarios. El flujo inicial requería una gran inversión de tiempo y esfuerzo por parte de los administradores del proyecto, quienes gestionaban manualmente la creación y envío de los certificados, además de los errores humanos frecuentes en el proceso.
Problemas identificados
- Tiempo excesivo invertido en la generación manual de certificados (6 a 9 minutos por certificado).
- Errores humanos en la creación y validación de los certificados.
- Dificultad para validar la autenticidad de los certificados enviados.
Cliente
Facultad de Ingeniería – Universidad de los Andes
Aporte
Diseñador UX, Desarrollador
Sitio Web
Análisis de Observación
A través de la observación de campo, se identificó que muchas de las actividades administrativas eran manuales, lo que generaba un uso ineficiente del tiempo del equipo. Se documentó el proceso llevado a cabo por los administradores, donde se tardaba varios minutos en generar un certificado y enviarlo por correo. Además, se observó la necesidad de automatizar el proceso para que el equipo pudiera enfocarse en otras tareas más relevantes.
Flujo de trabajo - Proceso inicial
El proceso original antes de la implementación de la plataforma era el siguiente:
- Seminario virtual en Eventtia: Los participantes se registraban para asistir al curso.
- Reporte de Asistentes: Se generaba manualmente un reporte en Excel con los nombres de los asistentes.
- Creación Manual de Certificados: Cada certificado se creaba y llenaba manualmente.
- Envío por Correo Electrónico: Los certificados se enviaban uno a uno por correo a los asistentes.
- Validación de Autenticidad: Este paso también era manual, dificultando la verificación rápida de los certificados.
Imperativos
Enfocarse en la Generación de Certificados Digitales: El sistema debía automatizar el proceso de creación de certificados, eliminando la intervención manual.
Plataforma Segura: Se debía garantizar que la plataforma protegiera los datos personales y la autenticidad de los certificados emitidos.
Acceso Permanente a Certificados: Los usuarios deberían poder acceder a sus certificados en cualquier momento, permitiendo la validación de autenticidad a través de un enlace único.
Generación Fácil de Reportes: Facilitar la generación de reportes automatizados sobre la emisión de certificados y los datos de los asistentes.
Solución Implementada
Con base en los imperativos y el perfilamiento de los usuarios, se desarrolló una plataforma que automatiza el proceso de creación, envío y validación de certificados digitales. El nuevo sistema reduce significativamente la carga de trabajo del equipo administrativo y mejora la precisión en la generación de certificados, eliminando los errores humanos que ocurrían con frecuencia en el proceso manual.
Flujo de proceso final
Creación Automática del Certificado: Los nombres y otros datos de los participantes se cargan automáticamente desde un reporte de asistentes.
Envío Masivo de Certificados: Los certificados se generan y envían automáticamente en lotes a través de la plataforma, compartiendo el PDF firmado, personalizado y con un hash para validar en el portal.
Validación de Autenticidad: Los asistentes pueden verificar la autenticidad de su certificado a través de un enlace único y permanente, agregando el hash impreso en el PDF enviado.
Generación de Reportes: El sistema permite generar informes detallados sobre la emisión de certificados de manera automática.
Resultados
La implementación de esta solución redujo el tiempo necesario para la generación de certificados de 240 minutos por curso a 5 minutos, lo que permitió a Paula y al equipo de administración enfocar su tiempo en actividades más estratégicas para la gestión de los seminarios.
en promedio son 30 asistentes por curso, y le tomaba una duración de 8 minutos
2 eventos por semana
El sitio web se encuentra en la url https://seminariosvirtualesdeexcelencia.uniandes.edu.co/certificados/publico
